Trong khi văn phòng ảo ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt và hợp pháp, thì địa chỉ ảo lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu sử dụng sai cách. Nhiều cá nhân, startup mới thành lập thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến việc bị từ chối cấp giấy phép hoặc thậm chí bị thu hồi đăng ký kinh doanh. Trong bài viết này, Vlook.vn sẽ giúp bạn phân biệt rõ giữa văn phòng ảo hợp pháp và địa chỉ ảo bất hợp pháp, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp và an toàn cho doanh nghiệp.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh không yêu cầu doanh nghiệp phải có mặt thường xuyên tại dịa chỉ thuê. Đây là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp không có nhu cầu thuê mặt bằng văn phòng truyền thống nhưng vẫn đảm bảo hoạt động doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Trong vài năm gần đây, mô hình văn phòng ảo đang dần trở thành xu hướng mới tại Việt Nam, đặc biệt tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng…  Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp startup hay công ty nước ngoài ngày càng quan tâm đến việc tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo hình ảnh doanh nghiệp.

Văn phòng ảo là gì? Định nghĩa về văn phòng ảo

Khái niệm văn phòng ảo, lợi ích và dịch vụ đi kèm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ⭐ sở hữu địa chỉ kinh doanh uy tín và hợp pháp

Pháp lý liên quan đến trụ sở doanh nghiệp tại Việt Nam

Văn phòng ảo tuy không có diện tích sử dụng thường xuyên như văn phòng truyền thống, nhưng vẫn là địa chỉ thật, có người quản lý, có bảng tên doanh nghiệp, và có thể tiếp nhận thư từ, công văn. Một số lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở:

• Địa chỉ phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của đơn vị cung cấp, và có hợp đồng cho thuê hợp lệ.

• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hợp đồng thuê để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc sở kế hoạch đầu tư.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp được định nghĩa tại Điều 42 như sau:

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngõ, hẻm, đường phố, tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Cơ sở pháp lý, quy định của Luật Doanh nghiệp về tính hợp pháp & các điều kiện cần tuân thủ khi thuê văn phòng ảo tại Việt Nam

Địa chỉ ảo là gì? Tại sao bị xem là bất hợp pháp?

Địa chỉ ảo là địa chỉ không có thật hoặc không tồn tại trên thực tế, nhưng được doanh nghiệp khai báo là trụ sở chính trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Đây có thể là:

• Địa chỉ được tự ý ghi khống, không có sự cho phép từ chủ sở hữu.

• Địa chỉ không hề tồn tại trong hệ thống địa lý (ghi sai số nhà, tên đường,…).

• Địa chỉ mượn tạm từ cá nhân, người quen, hoặc từ doanh nghiệp khác nhưng không có hợp đồng thuê hợp pháp.

Vì vậy theo Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 42 dùng địa chỉ ảo đăng ký kinh doanh là Bất Hợp Pháp.

Việc khai báo địa chỉ ảo đồng nghĩa với việc khai gian thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, vi phạm Điều 24 – Luật Doanh nghiệp 2020

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ, trung thực và chính xác các thông tin về doanh nghiệp.

vanphongao.asia

Địa chỉ chung cư đăng ký kinh doanh được không?

Giải đáp quy định pháp lý, rủi ro khi sự đụng địa chỉ chung cư đăng ký kinh doanh ⭐ các giải pháp thay thế hợp pháp cho doanh nghiệp.

Phân biệt giữa văn phòng ảo và địa chỉ ảo

Thuê văn phòng ảo có được xuất hoá đơn hay không?

Hóa đơn thuê văn phòng ảo có hợp pháp không? ⭐ Cách kiểm tra tính hợp lệ, phân biệt hóa đơn VAT và hóa đơn bán hàng để tránh rủi ro thuế.

Hậu quả khi doanh nghiệp sử dụng địa chỉ ảo

Sử dụng địa chỉ ảo tức địa chỉ không có thật hoặc không hợp pháp để đăng ký kinh doanh là hành vi vi phạm pháp luật tại Việt Nam. Hành vi này có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến pháp lý, tài chính, uy tín và hoạt động lâu dài của doanh nghiệp:

• Nếu doanh nghiệp khai địa chỉ không đúng sự thật, không chứng minh được quyền sử dụng, theo Điểm b, Khoản 1, Điều 28 – Nghị định 122/2021/NĐ-CP, quy định về xử phạt hành vi kê khai sai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

vanphongao.asia

• Ngoài tiền phạt, tùy theo mức độ vi phạm, cơ quan chức năng có thể áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, bao gồm:

– Buộc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

– Yêu cầu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đúng pháp luật

– Tạm ngừng hoặc thậm chí giải thể doanh nghiệp nếu có dấu hiệu gian lận có hệ thống

Cách chọn văn phòng ảo uy tín, đúng pháp luật

Trong bối cảnh chi phí thuê mặt bằng ngày càng cao, văn phòng ảo là giải pháp thông minh giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng yêu cầu pháp lý để thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu chọn sai đơn vị cung cấp, bạn có thể vô tình sử dụng địa chỉ ảo. Vì vậy bạn nên lưu ý những điểm sau để tránh rủi ro:

• Địa chỉ rõ ràng: Một văn phòng ảo hợp pháp phải là một địa chỉ có thật trên thực tế, nằm trong tòa nhà hoặc văn phòng có người quản lý.

• Có hợp đồng dịch vụ thuê hợp lệ: Đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín sẽ ký hợp đồng với bạn, với các thông tin rõ ràng: Tên doanh nghiệp, mã số thuế của bên thuê và bên cho thuê, thời hạn thuê, dịch vụ kèm theo. Quan trọng hợp đồng phải có giá trị pháp lý, có chữ ký và dấu mộc.

• Đầy đủ hồ sơ pháp lý rõ ràng:

– Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê nguyên tòa nhà.

– Giấy phép kinh doanh của bên cho thuê.

– Hình ảnh văn phòng, khu vực tiếp nhận bưu phẩm, lễ tân.

Những rủi ro khi thuê văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo có thể tiềm ẩn những rủi ro nếu không được quản lý chặt chẽ ⭐ Doanh nghiệp cần cẩn trọng để đảm bảo an toàn khi sử dụng.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về thị trường văn phòng ảo cho thuê TP.HCM vui lòng liên hệ Vanphongao.asia qua hotline hoặc email sau:

• ☎ Hotline: 0935.771.920
• 📧 Email: info@vanphongao.asia
• Mọi dịch vụ đều hoàn toàn miễn phí.