Văn phòng ảo là gì? Có được đăng ký kinh doanh hợp pháp không?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là hình thức cho thuê địa chỉ doanh nghiệp mà không cần mặt bằng văn phòng thực tế. Thông thường, dịch vụ văn phòng ảo còn đi kèm các tiện ích như: lễ tân chuyên nghiệp, số điện thoại riêng, phòng họp theo giờ, giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng truyền thống.

Tại Việt Nam, pháp luật hiện hành không cấm sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh. Nhưng doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ văn phòng ảo nằm tại tòa nhà có thật và được phép cho thuê làm địa chỉ đăng ký trụ sở doanh nghiệp. Bên cạnh đó đơn vị cung cấp dịch vụ có đầy đủ giấy phép kinh doanh và hợp đồng cho thuê hợp lệ

Văn phòng ảo là gì? Định nghĩa về văn phòng ảo

Khái niệm văn phòng ảo, lợi ích và dịch vụ đi kèm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ⭐ sở hữu địa chỉ kinh doanh uy tín và hợp pháp

Thủ tục đăng ký kinh doanh khi thuê văn phòng ảo

Khi sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật, giống như khi thuê văn phòng truyền thống. Điểm khác biệt nằm ở hợp đồng thuê trụ sở, dưới đây là các thủ tục đăng ký kinh doanh khi thuê văn phòng ảo:

1. Giấy tờ cá nhân của người đại diện pháp luật

Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện pháp luật (hoặc các thành viên/cổ đông nếu là công ty TNHH/Cổ phần).

2. Hợp đồng thuê văn phòng ảo

Hợp đồng thuê địa chỉ trụ sở công ty với đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, có ghi rõ địa chỉ, thời hạn thuê, thông tin các bên, chữ ký và dấu mộc (nếu có)

3. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Mẫu đơn này theo quy định của Sở Kế hoạch & Đầu tư, tùy theo loại hình doanh nghiệp: Mẫu đăng ký hộ kinh doanh cá thể, mẫu đăng ký doanh nghiệp tư nhân, TNHH, cổ phần…

4. Điều lệ công ty (áp dụng cho công ty TNHH hoặc cổ phần)

Thủ tục này cần ghi rõ cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh… Điều lệ phải được in và ký tên bởi tất cả các thành viên/cổ đông, nộp kèm theo hồ sơ đăng ký thành lập công ty.

5. Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập (nếu có)

Đây là thủ tục cần thiết đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần, cần có danh sách chi tiết. Thủ tục này giúp xác lập trách nhiệm, quyền biểu quyết, phân chia lợi nhuận và các quyền lợi khác trong công ty

6. Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua bên thứ ba)

Nếu bạn nhờ dịch vụ đăng ký doanh nghiệp hoặc cá nhân khác thay mặt nộp hồ sơ, cần chuẩn bị giấy ủy quyền và giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền.

Quy trình đăng ký kinh doanh với địa chỉ văn phòng ảo

Việc sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký kinh doanh là hoàn toàn hợp pháp và ngày càng phổ biến, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup hoặc freelancer. Dưới đây là 6 bước cơ bản để bạn dễ dàng nắm bắt và thực hiện:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp văn phòng ảo uy tín

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu)

• Điều lệ công ty (áp dụng cho công ty TNHH hoặc cổ phần)

• Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu có)

• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông

• Hợp đồng thuê văn phòng ảo + Giấy tờ liên quan đến địa chỉ trụ sở

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Có 2 cách để nộp hồ sơ:

• Trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT nơi doanh nghiệp đặt trụ sở

• Nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 4: Nhận kết quả và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 3 – 5 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ). Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD), doanh nghiệp chính thức được phép hoạt động

Bước 5: Thực hiện thủ tục sau khi thành lập

• Doanh nghiệp cần khắc con dấu tròn của công ty

• Đăng tải thông tin mẫu dấu lên Cổng thông tin doanh nghiệp

• Mở tài khoản ngân hàng công ty

• Kê khai thuế ban đầu, đăng ký chữ ký số

• Nộp thuế môn bài (nếu có)

• Treo biển công ty tại địa chỉ văn phòng ảo (theo quy định)

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Cơ sở pháp lý, quy định của Luật Doanh nghiệp về tính hợp pháp & các điều kiện cần tuân thủ khi thuê văn phòng ảo tại Việt Nam

Thuê văn phòng ảo có được xuất hoá đơn hay không?

Hóa đơn thuê văn phòng ảo có hợp pháp không? ⭐ Cách kiểm tra tính hợp lệ, phân biệt hóa đơn VAT và hóa đơn bán hàng để tránh rủi ro thuế.

Những trường hợp không nên dùng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh

Mặc dù văn phòng ảo là giải pháp tiết kiệm chi phí và tiện lợi cho nhiều doanh nghiệp, nhưng không phải loại hình kinh doanh nào cũng phù hợp. Dưới đây là một số trường hợp không nên sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký trụ sở chính:

• Doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kho bãi: Vì doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, chế biến, kho vận, logistics, thương mại có kho hàng cần có diện tích thực tế để hoạt đông và đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, phòng cháy chữa cháy.

• Doanh nghiệp cần tiếp khách thường xuyên hoặc tổ chức sự kiện: Các công ty hoạt động trong ngành dịch vụ, tổ chức sự kiện, tư vấn trực tiếp hoặc cần giao dịch thường xuyên với khách hàng tại trụ sở cũng nên cân nhắc. Văn phòng ảo chỉ cung cấp địa chỉ, không có không gian làm việc cố định, gây bất tiện trong giao tiếp chuyên nghiệp.

• Các ngành nghề yêu cầu điều kiện về địa điểm cụ thể: Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện như: trường học, nhà hàng, phòng khám, spa, dịch vụ lưu trú,… yêu cầu địa điểm kinh doanh có thật và được kiểm tra thực tế. Sử dụng văn phòng ảo sẽ không đáp ứng được yêu cầu này.

Sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh là lựa chọn thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, linh hoạt trong vận hành mà vẫn đảm bảo pháp lý đầy đủ. Tuy nhiên, để quá trình đăng ký thuận lợi, bạn cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và nắm rõ các bước thực hiện theo quy định.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về thị trường văn phòng ảo cho thuê TP.HCM vui lòng liên hệ Vanphongao.asia qua hotline hoặc email sau:

• ☎ Hotline: 0935.771.920
• 📧 Email: info@vanphongao.asia
• Mọi dịch vụ đều hoàn toàn miễn phí.